Una de las omisiones que comúnmente comentes algunas empresas al iniciar su funcionamiento o constitución es el registro de libros en la cámara de comercio, situación que en ocasiones se pretende hacer mucho tiempo después, inclusive con años de posterioridad.

Entonces cabe preguntarnos: ¿Se puede incluir o relacionar en los libros recién registrados en la cámara de comercio, la información referente a las actas, títulos y demás registro de accionistas, anteriores a dicho registro?

Al referente, la Superintendencia de Sociedades, resolvió dicha duda en conceptos emitidos mediante OFICIO 220-000440 DEL 08 DE ENERO DE 2019 y OFICIO 220-045169 DEL 13 DE JUNIO DE 2012, en los cuales manifestó:

“R/. En primer lugar, procede informarle que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 175 del Decreto 19 de 2012, que modificó el numeral 7° del artículo 28 del Código de Comercio, solo se seguirán registrando en la Cámara de comercio los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.

Así, actualmente las cámaras de comercio únicamente procederán a registrar los aludidos libros, sin que esta oficina encuentre inconveniente alguno para que, una vez inscritos los mismos en el Registro Mercantil sea asentada la información correspondiente, así se trate de aquella relativa a fechas anteriores a las de la inscripción de los libros ante la referida autoridad registral.” (Negrilla y subrayado fuera de texto).

Conforme a lo conceptuado por dicha superintendencia, no existe inconveniente alguno en subsanar dicha falencia, aunado lo anterior cabe recordar el principio constitucional de prevalencia el derecho sustancial sobre el formal, por ello lo que importa es que la empresa pueda organizar la información de su empresa y que dichos libros reflejen la realidad de la misma, sin importar las formalidades para ello o fechas en que se haga el registro.